Hoe maak je gebruik van de WKR-regeling voor jouw incentive reis?

Een incentive reis is een mooie manier om je team te belonen en te motiveren. Maar hoe zorg je ervoor dat zo’n reis niet alleen inspirerend, maar ook financieel aantrekkelijk is? Hier komt de Werkkostenregeling (WKR) om de hoek kijken. Door slim gebruik te maken van deze regeling, kun je als werkgever bepaalde kosten belastingvrij vergoeden. In deze blog leggen we uit hoe je de WKR optimaal benut voor jouw incentive reis.

De WKR-regeling is een onderdeel van de belastingwetgeving in Nederland en is een regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen aan hun medewerkers kunnen geven, zolang deze binnen de vrije ruimte vallen. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een bedrijf. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2025 bedraagt dit 2,00% over de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven.

Sylvia, Business Unit Manager MICE: “Veel bedrijven weten niet dat ze een incentive reis (gedeeltelijk) belastingvrij kunnen vergoeden via de WKR. Dit maakt het financieel aantrekkelijker om medewerkers te belonen met een bijzondere ervaring.

Een incentive reis kan onder de werkkostenregeling (WKR) vallen, maar een aantal factoren zijn hierbij wel van belang:

Beloningskarakter en vrije ruimte:

• Een incentive reis wordt gezien als loon als deze een beloningskarakter heeft. Dit betekent dat de reis wordt beschouwd als een vorm van beloning voor het werk van de werknemer.
• Alleen als er voldoende vrije ruimte beschikbaar is binnen de WKR, kan de reis belastingvrij worden vergoed. Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het meerdere.

Zakelijke kosten en gerichte vrijstellingen:

• Als de reis een puur zakelijk doel heeft, zoals een verplichte training of een congres dat functioneel is voor de uitoefening van het werk, kunnen de kosten als zakelijke kosten worden aangemerkt en buiten de WKR vallen.
• Dit geldt alleen als de inhoud van het programma en de opzet van de reis duidelijk aantonen dat er sprake is van een functioneel doel.

Vrijwillige deelname:

• Vrijwillige deelname is geen harde eis voor de WKR. Ook verplichte reizen kunnen onder de vrije ruimte vallen, zolang ze als loon worden aangemerkt. Als de reis echter verplichte zakelijke trainingen bevat, kunnen de kosten buiten de WKR vallen als zakelijke kosten.

Uitruil van vakantiedagen:

• Het is mogelijk om vakantiedagen uit te ruilen voor een vergoeding, maar dit moet fiscaal en juridisch correct worden onderbouwd. De Belastingdienst kan dit alsnog als loon aanmerken als de vergoeding wordt gezien als een vorm van beloning.

Sylvia, Business Unit Manager MICE: “De WKR is complex en de toepassing ervan kan per situatie variëren. Het is daarom raadzaam om bij twijfel contact op te nemen met een belastingadviseur voor specifieke vragen over de toepassing van de WKR op incentive reizen."

1. Bereken je vrije ruimte

Voordat je een incentive reis plant, is het slim om inzicht te krijgen in je beschikbare vrije ruimte. Dit voorkomt onverwachte fiscale kosten.

2. Splits zakelijke en niet-zakelijke kosten

Deel de reis op in zakelijke en niet-zakelijke componenten. Bijvoorbeeld:

• Zakelijk: trainingen, workshops, zakelijke meetings (deze kunnen mogelijk buiten de WKR vallen)
• Niet-zakelijk: excursies, diners, feestelijke activiteiten (deze vallen onder de vrije ruimte)

3. Maak gebruik van de gerichte vrijstellingen

Bepaalde kosten vallen buiten de WKR door gerichte vrijstellingen, zoals reiskostenvergoeding en verblijfskosten bij zakelijke overnachtingen. Dit helpt om meer ruimte over te houden voor de beloningscomponent van de reis.

Wat als je de vrije ruimte overschrijdt?

Als je de vrije ruimte overschrijdt, moet je over het extra bedrag 80% eindheffing betalen. Dit kan de kosten flink verhogen. Daarom is het belangrijk om vooraf een goede berekening te maken en eventueel alternatieven te overwegen, zoals een mix van WKR en privébijdragen van medewerkers.

Een incentive reis hoeft niet alleen een mooie beloning te zijn, maar kan ook fiscaal aantrekkelijk geregeld worden met de WKR. Door slim gebruik te maken van de vrije ruimte en zakelijke kosten goed te onderscheiden, haal je het maximale uit je budget.

Wil je een incentive reis organiseren en optimaal gebruik maken van de WKR? Neem contact op met onze projectmanagers. Wij helpen je graag met een op maat gemaakt plan!