Jouw persoonlijke reisexpert

De briefing is essentieel voor het slagen van jouw reis, bedrijfsuitje of evenement. Daarom hechten we veel waarde aan het intakegesprek, waarin we samen je wensen en doelstellingen bespreken. Op basis van de briefing gaan we voor je aan de slag. We bieden je één vast contactpersoon, jouw projectmanager, vanaf de offerte tot de begeleiding van de reis zelf.

GI Travel opereert over de hele wereld. We werken met uiterst betrouwbare leveranciers en partners op locatie. Ze zijn dag en nacht bereikbaar, of dit nou onze agent in Shanghai, Sevilla of San Francisco is. Voordat we in zee gaan met onze partners screenen we ze grondig op o.a. liquiditeit, verzekeringen, ervaring, etc. Zo garanderen we je dat jouw groep in goede handen is, waar dan ook.

Zodra al jouw wensen zijn verwerkt in een eerste voorstel komen we graag bij je langs om persoonlijk kennis te maken en het voorstel live te presenteren. Uiteraard ben je ook van harte welkom in één van onze vestigingen. Tijdens de voorstelfase van het project zetten we de aangeboden services voor je in optie. Dat biedt je extra bedenktijd zonder het risico te lopen dat jouw voorkeuren niet meer beschikbaar zijn.

Wanneer je helemaal tevreden bent met het aangeboden voorstel, dan gaan we aan de slag om al onze leveranciers te bevestigen en de reis tot in de kleinste details voor te bereiden. Mocht je je toch nog bedenken, of zijn er bijvoorbeeld wijzigingen in het aantal deelnemers, weet dan dat GI Travel een sterke onderhandelingspositie heeft om voor jou de meest flexibele en soepele voorwaarden te bedingen.

Ons doel is om je zo veel mogelijk werk uit handen te nemen. Zo houden we bijvoorbeeld alle deadlines, opties en andere termijnen voor je in de gaten. Voordat je op reis gaat, plannen we een draaiboekbespreking in, waarin we het volledige programma grondig doornemen. Het draaiboek sturen we ook naar onze partners die de reis op de bestemming coördineren.

Afhankelijk van het aantal deelnemers en de complexiteit van je reis of evenement adviseren we je om vooraf een inspectiereis in te plannen. Tijdens deze inspectiereis met je projectmanager ontmoet je onze lokale partners en bezoek je de locaties, hotels en activiteiten die we samen voor je hebben uitgekozen. Zo voorkom je onaangename verrassingen en krijg je bovendien een beter beeld van de bestemming zelf.

Als je wilt, helpen we je graag met communiceren over de reis naar jouw deelnemers. Bijvoorbeeld met persoonlijke uitnodigingen of een op maat gemaakte registratie-portal inclusief corporate identity van jouw organisatie. Daarnaast bieden we ook ondersteuning voor de (individuele) facturatie aan je deelnemers en hebben we uitgebreide mogelijkheden om je reis volledig te branden met o.a. leuke gadgets.

Aangezien we de volledige organisatie van jouw reis uit handen nemen, ontvang je geen losse facturen van verschillende leveranciers, maar lopen de betalingen centraal en uitsluitend via ons. Om beschikbaarheid te kunnen garanderen, vragen o.a. luchtvaartmaatschappijen, hotels en overige locaties op het moment van bevestigen gelijk om een aanbetaling. We werken met nettoprijzen, zodat je niet met onvoorziene kosten na afloop van je reis rekening hoeft te houden. ‘What you see is what you get’.

Eindelijk is het zover. De dag van vertrek is aangebroken. Het is tijd om te genieten! Wil je als opdrachtgever zo veel mogelijk van je reis of evenement meebeleven? Dan adviseren we je één van onze projectmanagers mee te nemen om de begeleiding en coördinatie met onze lokale partners in goede banen te laten leiden. Zo hoef je zelf nergens meer naar om te kijken. Na afloop van de reis plannen we graag een evaluatiegesprek met je in. We zijn razend benieuwd naar je ervaringen en eventuele verbeterpunten.